Comment occuper les creux de la journée dans votre offre MICE d'hôtel

Quatorze heures trente. Votre groupe remonte du déjeuner, vingt-cinq personnes s'assoient dans votre salle de séminaire, et dix minutes plus tard la moitié regarde son téléphone pendant que quelqu'un parle. Votre salle est très bien, votre déjeuner aussi, et la journée retombe quand même.

Si vous dirigez un hôtel qui prend des séminaires, ces moments-là vous appartiennent. L'entreprise vous achète une journée entière pour son groupe, et cette journée compte quatre creux que personne ne remplira à votre place. Voilà lesquels, ce que vous y mettez, qui le lance chez vous, et pourquoi ça décide du séminaire de l'an prochain.

Repérez les quatre creux de votre journée de séminaire

Une journée d'étude ne fait pas huit heures de travail d'affilée, et vous le voyez mieux que votre client, parce que vous êtes là du matin au soir. Les mêmes quatre trous reviennent avec presque toutes les entreprises.

• L'arrivée, avant la première session. Le café est servi vers 8 h 30, la moitié des participants ne s'est jamais parlé, et chacun attend l'heure dans son écran.
• La pause du milieu de matinée. Un quart d'heure, le groupe est encore frais, c'est le plus facile.
• Le retour du déjeuner. Le pire de tous, et de loin. On y revient.
• La fin des sessions, avant le dîner, si votre groupe dort sur place. Le dernier atelier est terminé, il reste une heure et demie, et le groupe monte en chambre faute de mieux.

« Une entreprise vient chez moi pour travailler, pas pour jouer. » C'est la première objection dès qu'on parle de mettre un jeu dans une pause. Personne ne vous demande de raccourcir sa réunion. Trois de ces quatre moments figurent déjà dans le programme bouclé par l'organisateur, la personne qui monte ce séminaire côté entreprise, et seul le retour du déjeuner n'y a pas de case. La seule question, c'est ce qu'on y met.

MICE, quatre lettres anglaises pour meetings, incentives, conferences et events, est le mot des professionnels du tourisme d'affaires ; vos clients, eux, disent « séminaire ». Il couvre les réunions et les événements d'entreprise sortis des bureaux. Votre offre MICE d'hôtel, c'est cette journée-là et ce que vous mettez dedans.

Commencez par ce qui ne vous coûte rien

Avant d'acheter quoi que ce soit, regardez ce que votre hall sait déjà faire. Poussez la table des cafés au milieu plutôt que contre le mur, retirez quelques chaises pour que les gens restent debout, et venez dire bonjour au groupe vous-même. Les conversations démarrent avant la salle, et ça ne vous a rien coûté !

À dix heures et demie, le seul geste qui compte, c'est de sortir le groupe de la pièce. Un quart d'heure debout ailleurs réveille plus de monde qu'un quart d'heure assis.

Ces gestes-là tiennent sur les creux faciles. Ils ne suffisent plus au retour du déjeuner, et c'est justement le moment où l'organisateur se retourne vers vous.

Rattrapez le coup de barre de l'après-midi, le plus dur de vos quatre creux

Ce creux-là n'a aucune case dans le programme. Le groupe a déjeuné, il est remonté dans une pièce chauffée écouter quelqu'un parler, et vingt personnes décrochent ensemble. L'organisateur a beau avoir placé le sujet difficile à 14 h, ça ne le sauve pas.

Ce que vous proposez à cette heure-là doit tenir trois conditions. Ça démarre sans organisation, ça s'arrête à la minute où l'organisateur veut reprendre, et ça ne dépend de rien d'autre que de vous. Quatre solutions sont à portée de presque tous les hôtels, passez-les au filtre.

• Faites sortir le groupe vingt minutes. Un tour du quartier réveille mieux qu'un troisième café. Il vous faut du beau temps et un organisateur d'accord.
• Lancez une partie de blind test ou de quiz sur l'écran de la salle. Chacun répond depuis son téléphone. Personne ne se lève, personne ne s'inscrit, et la session d'après repart avec des gens réveillés. Ni la météo ni vos pièces libres n'entrent en ligne de compte.
• Changez le groupe de pièce. Un salon, une véranda, une terrasse, on se réveille rien qu'en changeant de chaise. Encore faut-il une pièce libre ce jour-là, ce qui devient rare dès que l'hôtel tourne.
• Faites venir quelqu'un. Un intervenant, un atelier, un coach sportif. C'est ce qui marque le plus, et ça se réserve des semaines à l'avance.

Une seule des quatre passe le filtre tous les jours de l'année, et c'est la partie sur l'écran de la salle. Les trois autres sont bonnes, elles dépendent simplement d'autre chose que de vous.

Le blind test d'Amusoire, solution à trois jeux qui s'affiche sur votre écran et se pilote depuis une tablette, remet un groupe debout plus vite qu'un café. 10 000 titres en 100 playlists, cinq niveaux pour régler la difficulté, et un catalogue qui court de 1960 à aujourd'hui. À 14 h 30, prenez le niveau le plus facile, il faut que la première bonne réponse tombe vite.

Le groupe entre dans la partie en flashant un QR code. Chacun donne sa réponse à voix haute, dans son téléphone à lui, et c'est la reconnaissance vocale qui décide qui a trouvé le premier.

La bonne réponse déclenche le refrain, et à ce moment-là la pièce entière se met à chanter. Ceux qui juraient ne rien connaître à la musique connaissent les paroles !

« Il y en aura toujours un qui ne voudra pas jouer. » Celui-là regarde, et personne ne vient le chercher. Il n'y a aucune liste et aucun nom appelé devant les autres. Au bout de deux manches, il souffle quand même la réponse à sa voisine.

La partie encaisse 100 joueurs et plus en même temps, donc un groupe de quarante y va d'un bloc. Et la même tablette vous sert aux trois autres creux.

Lancez aussi une partie à l'arrivée et à la pause du matin

Revenons à 8 h 30. Vingt-cinq personnes qui attendent regardent vingt-cinq écrans différents, et il suffit d'en allumer un seul devant elles pour que tout le monde regarde au même endroit. C'est ce que la solution Amusoire pour les hôtels fait dans votre hall pendant que vous gérez vos arrivées, avec le même blind test sur un écran de l'accueil.

Montez des équipes plutôt que du chacun pour soi, les deux modes existent et le premier donne exactement ce que l'entreprise appelle l'esprit d'équipe, ou du team building. La comptabilité et le commercial cherchent le même titre, et ils entrent en réunion en ayant ri ensemble !

À dix heures et demie, la pause est courte et personne n'a envie de consignes. Le quiz se joue un café à la main, là où le groupe fait sa pause. Trois catégories s'y côtoient, Culture générale, Interro surprise et Génération Internet, plus de 500 questions au total, toutes d'un auteur de Burger Quiz, et la réponse passe par la voix ou par un QCM. La manche s'arrête quand l'organisateur rappelle son monde.

Ces deux moments ne vous demandent rien de plus, c'est la même tablette et un écran là où le groupe se trouve. Le quatrième, lui, ne se traite pas pareil.

Gardez le karaoké pour l'heure entre la fin des sessions et le dîner

Le dernier creux ne ressemble à aucun des trois autres, parce que le travail est fini et qu'il suppose une nuit sur place. Il reste une heure et demie avant le dîner, et votre bar, lui, est ouvert.

Autant le dire franchement, le karaoké n'a rien à faire au milieu d'une journée de travail. Avec ses micros sans fil, son système son professionnel, ses plus de 45 000 chansons en plusieurs langues et sa roulette qui tire au sort qui chante, il demande une salle qui a fini de travailler.

Son créneau à lui va de la fin des sessions au dîner. La soirée qui suit compte dans votre offre MICE, mais c'est un autre sujet que la journée. Reste la personne qui lance la partie.

Confiez le lancement de la partie à quelqu'un de votre équipe du jour

Votre équipe de journée est déjà prise, entre le ménage et les arrivées de l'après-midi. La personne qui monte les cafés est celle qui lance la première manche, et elle repart ensuite à son service. Tout part d'une tablette, sans rien à apprendre.

La mise en place prend environ 15 minutes, une seule fois, sans câblage et sans formation. Il vous faut un écran et une tablette pour piloter, les téléphones du groupe font le reste. L'écran et la tablette restent à votre charge, et pour le détail du matériel, demandez-le-nous.

En pièce ouverte, quelqu'un de chez vous donne le départ et suit d'un œil, puis repart servir entre deux manches. Derrière une porte fermée, le groupe se débrouille seul une fois la première manche lancée.

Votre salle est prise toute la journée par le groupe, et vous n'en avez pas deux. Tant mieux, c'est dans cette salle-là que ça se passe, sur l'écran qui affichait un diaporama dix minutes plus tôt. Vient alors la question qui fâche, celle du prix.

Fixez vous-même le supplément facturé à l'entreprise, l'abonnement Amusoire reste le même

Un prestataire extérieur compte au participant. Quinze personnes ne valent pas le même montant que quarante, chaque date se facture à part, et tout recommence au séminaire suivant.

L'offre Open d'Amusoire revient à 159 € par mois quand la facturation est annuelle, et à 179 € quand elle est mensuelle. Vous vous engagez sur 24 mois dans les deux cas, et ce montant ne bouge pas, que vous receviez quinze personnes ou quarante, deux groupes ou aucun.

Le supplément que vous ajoutez, c'est vous qui le fixez, et personne d'autre. Vous avez les deux termes sous les yeux, d'un côté ce que ce moment doit vous rapporter en plus de la salle et des repas, de l'autre un abonnement qui ne bouge pas quand le groupe grossit. Un participant de plus ne vous coûte rien, donc votre montant tient sur tous vos devis de l'année, simulateur de ROI à l'appui.

Plus de 700 établissements sont équipés d'Amusoire à ce jour, hôtels compris. Un abonnement se juge sur douze mois, et un séminaire d'entreprise revient justement tous les ans.

Donnez à vos participants quelque chose à raconter au bureau

Le séminaire annuel revient à la même période chaque année. Ce qui se décide chez vous, ce n'est pas la journée déjà signée, c'est l'appel de l'année prochaine, quand on reprend votre adresse sans regarder ailleurs.

Ce n'est presque jamais un professionnel de l'événementiel qui a organisé ce séminaire. Il a plutôt été monté par une assistante de direction, un office manager ou quelqu'un des ressources humaines, par-dessus un travail qui ne s'est allégé de rien. Le jour venu, cette personne guette une seule chose, que ça se passe bien.

Ce qui remonte au bureau, ce sont des phrases. On lui demande le lundi comment c'était, et elle répète ce que les participants ont dit au retour. Une salle bien tenue ne produit aucune phrase, un déjeuner correct non plus, parce que le minimum ne se raconte pas. Un quart d'heure où le service comptable a chanté un tube de 1998, si !

Attention à ne pas confondre deux fidélités. Un participant qui a passé une bonne journée chez vous reviendra peut-être en week-end avec sa famille, tant mieux. Ce qui vous occupe, c'est l'entreprise qui reprend le même hôtel l'année suivante.

Demandez à voir une partie tourner avant d'en parler à vos clients

Vous ne vendrez pas un moment que vous n'avez jamais vu tourner. Demandez donc à le voir avant.

Vous verrez tourner sur le même écran le blind test, le quiz et le karaoké et vous saurez lequel placer à 14 h 30. Le rendez-vous se prend sur la page contact d'Amusoire. Votre prochain séminaire tombe quand ?

Ce que les hôteliers demandent à Amusoire sur la journée de leurs groupes

MICE, ça recouvre quoi pour un hôtel comme le mien ?

Quatre lettres anglaises pour meetings, incentives, conferences et events, autrement dit les réunions, les voyages de motivation, les congrès et les événements d'entreprise. Dans un hôtel indépendant, ça se ramène à deux produits, la journée d'étude et le séminaire avec nuit sur place.

Le programme appartient à mon client, où est ma place là-dedans ?

Le programme reste le sien, vous ne proposez que ce qui l'entoure. L'organisateur écrit ses sessions, vous lui dites ce qui existe chez vous pendant les pauses qu'il a prévues, et pour le retour du déjeuner vous lui proposez de couper vingt minutes. Beaucoup d'organisateurs sont soulagés, ils ne savent pas quoi mettre dans ces trous-là.

Une entreprise peut trouver un jeu pas assez sérieux, qu'est-ce que je réponds ?

Qu'elle a raison de poser la question. Le groupe vient chez vous pour travailler, et il travaille toute la journée. Ce que vous ajoutez tient dans une pause, pas dans une session, et c'est l'organisateur qui garde la main sur la minute où ça s'arrête.

Mon groupe passe de quinze à quarante personnes, qu'est-ce que ça change ?

Presque rien de votre côté, puisqu'une partie de blind test ou de quiz tient 100 joueurs et plus en même temps. À quinze, le mode chacun pour soi passe très bien. À quarante, montez des équipes, ça évite que les mêmes répondent à chaque fois.

J'annonce le jeu à l'avance ou je le décide le jour même ?

Les deux marchent, mais pas pour la même chose. Annoncé à l'avance, l'organisateur l'inscrit dans son programme et le groupe s'y attend. Décidé sur le moment, quand vous voyez que l'après-midi ne repart pas, ça devient une bonne surprise et c'est souvent ce dont on reparle après.

Une partie prend combien de temps sur la journée de mes participants ?

Le temps que vous lui laissez. Une partie se cale sur le créneau disponible entre deux sessions, elle ne réclame pas une demi-journée, et l'organisateur arrête la manche quand il veut reprendre. Elle tient donc dans une pause, ou dans les vingt minutes qu'il coupe au retour du déjeuner.