Montez votre soirée de fin d'année d'entreprise dans le bon ordre

Fin septembre, la direction vous glisse qu'il faudrait « penser à la soirée de fin d'année ». Vous ouvrez un onglet, vous tapez « soirée de fin d'année d'entreprise », et vous tombez sur des thèmes de soirée et des catalogues de lieux. Sauf qu'à cette période, ni le thème ni le lieu ne sont votre problème. Votre problème, c'est la date, et d'autres entreprises ont déjà posé la leur.

Vous n'êtes pas organisateur d'événements, vous avez déjà un travail à plein temps, et vous allez devoir tenir une saison entière avec ça. Voici dans quel ordre vous tranchez, de septembre à janvier. Ce qui bloque tout tant que vous ne l'avez pas décidé, ce qui peut attendre sans risque, et ce que vous ne rattraperez plus si vous le décidez trop tard.

Commencez par votre date, tout le reste en dépend

Posez votre date avant tout le reste, et dès la rentrée, parce que chaque décision suivante en dépend. Sans date, vous ne pouvez ni bloquer un lieu, ni demander un devis sérieux, ni prévenir vos équipes. Et décembre se remplit plus vite que le reste de l'année, parce que beaucoup d'entreprises cherchent au même moment sur un nombre de jeudis et de vendredis qui, lui, ne bouge pas.

Le jour de la semaine compte autant que la semaine elle-même. Un jeudi laisse le vendredi pour récupérer, ce qui change tout quand une partie de vos collaborateurs vient d'un autre site et dort à l'hôtel. Un vendredi rassemble plus facilement, et c'est justement le soir le plus demandé.

Si votre entreprise organise aussi un arbre de Noël ou des vœux, c'est la soirée des salariés que vous arrêtez en premier. C'est la date la plus demandée de la saison, chez les lieux comme chez les prestataires. Si vous ne devez bloquer qu'une seule chose avant d'avoir le reste en main, bloquez celle-là.

Janvier reste ouvert quand décembre ne l'est plus. Rien n'oblige une soirée de fin d'année d'entreprise à se tenir avant le 31 décembre, et le créneau de janvier est encore libre, côté dates comme côté prestataires. Vous y perdez l'effet « juste avant les vacances », vous y gagnez du choix. À vous de dire ce qui compte le plus pour vos équipes.

Une fois la date arrêtée, vous allez vouloir décrocher votre téléphone. Attendez encore un peu.

Faites valider votre budget avant le premier coup de fil

Vous arrêtez le budget juste après la date, et avant votre premier appel. Un devis ne vous sert à rien tant que vous ne savez pas ce que vous pouvez engager. Vous recevez des propositions que vous n'êtes pas en mesure de comparer, vous les faites remonter, elles redescendent avec une question de plus, et la saison avance sans vous.

Une enveloppe validée, même large, vous donne le droit de dire oui tout de suite ! Vous appelez avec un ordre de grandeur en tête, vous écartez d'emblée ce qui est hors sujet, et vous vous engagez sans repasser par trois validations.

Vous vous occupez du lieu ensuite, et beaucoup d'entreprises n'ont d'ailleurs rien à chercher de ce côté. Elles ont déjà leurs locaux, une cafétéria, un plateau vidé de ses bureaux, et elles règlent la question en une réunion. Les autres partent en visite, et c'est là que l'enveloppe validée sert vraiment.

Soirée, arbre de Noël, vœux : trois rendez-vous, trois dates

Vous avez trois rendez-vous à tenir. Ils ne s'adressent pas au même public, ils ne sortent pas de la même ligne de budget, et ils ne se décident pas au même point de la saison. Les traiter comme un seul, c'est le meilleur moyen d'en rater deux.

La soirée des salariés est la plus festive des trois, celle où le service commercial finit par chanter avec la compta. Elle tient autour d'un dîner assis ou d'un cocktail debout selon la salle, et son ambiance vient du monde qui est là et de ce que vous lui donnez à faire, bien plus que du cadre ou du thème.

L'arbre de Noël joue dans une autre catégorie. Le public, ce sont les enfants de vos collaborateurs, et l'horaire est un après-midi. Sa date obéit donc à d'autres contraintes. Vous visez un mercredi ou un samedi, et vous devez savoir combien d'enfants viennent avant de commander quoi que ce soit.

Gardez les vœux pour janvier, et le calendrier travaille enfin pour vous. Le format est court, en journée ou en début de soirée, souvent debout et sans dîner. À cette période, les salles et les prestataires sont encore disponibles, et vous organisez pour une fois sans courir !

La fête d'été suit la même logique. Si votre entreprise réunit aussi ses équipes pendant l'été, vous la décidez au printemps, dans le même ordre : la date, le budget, le lieu, puis l'annonce.

Il vous reste à prévenir tout le monde. C'est l'étape que vous repousserez le plus volontiers, et c'est celle qui coûte le plus cher quand on la repousse.

Quand annoncer la date à vos équipes ? Plus tôt que vous ne croyez

Annoncez la date dès qu'elle est bloquée, sans attendre d'avoir le programme. Vos collaborateurs ont eux aussi un mois de décembre, avec des congés à poser, des enfants à faire garder et une belle-famille qui vise les mêmes soirs. Une date annoncée trop tard, c'est une salle à moitié pleine devant un budget déjà dépensé.

Annoncez en deux temps plutôt qu'une seule fois. Le premier message ne dit que la date, le lieu et l'heure de fin, et demande à chacun de répondre : c'est tout ce dont vos équipes ont besoin pour bloquer leur soirée. Le second, plus tard, raconte ce qui les attend, et c'est lui qui donne envie de venir.

Relancez deux fois, pas davantage. Une relance à mi-parcours, une dernière la semaine d'avant, et vous fermez les inscriptions à une date limite que vous aurez annoncée. C'est cette date limite que vos prestataires attendent pour connaître le nombre de convives qu'ils préparent.

À ce stade, votre soirée existe pour de bon, avec une date, un budget, un lieu et du monde qui a répondu. Il manque ce qui va s'y passer.

Qui va animer votre soirée, vous ou quelqu'un d'autre ?

Vous pouvez monter une grande partie de la soirée sans rien acheter, et il faut le dire. Une playlist préparée par les volontaires du service, un discours court du dirigeant, un coin photo avec un fond en papier, un questionnaire maison sur l'année qui vient de passer. Tout ça marche, ça coûte le prix du papier, et vos collaborateurs se souviennent très bien des soirées faites comme ça.

Le prix de cette soirée-là, ce n'est pas de l'argent, c'est vous. Quelqu'un doit préparer, tester le son et tenir la salle le soir venu, et ce quelqu'un, c'est la personne qui a monté la soirée. Vous passeriez donc votre fin d'année derrière une régie, pendant que vos collègues font ce que vous vouliez faire avec eux.

Si vous préférez être dans la salle, vous passez par un prestataire, et vous le choisissez sur sa capacité à suivre votre calendrier, avant son catalogue : quelqu'un qui vient à vous, qui apporte ce qu'il faut, et qui vous répond assez vite pour que vous puissiez encore décider.

C'est précisément ce que font nos formules pour les entreprises. Amusoire, c'est nous : des soirées animées au karaoké, au blind test et au quiz. Nous nous déplaçons partout en France, avec le matériel et un hôte d'accueil qui anime la soirée, chez vous ou sur votre événement. Et si vous préférez sortir vos équipes des bureaux, nous recevons dans nos salles Amusoire à Paris. Dans les deux cas, vous n'avez ni matériel à trouver, ni animateur à recruter, ni répétition à caler dans un mois de décembre déjà plein !

Choisir le jeu vient en dernier, et c'est le rendez-vous qui décide.

Quel jeu choisir pour chacun de vos rendez-vous

Prenez un jeu par occasion. Karaoké, blind test et quiz tournent avec le même matériel et le même hôte, et vous passez de l'un à l'autre dans la même soirée si le public suit.

• Pour la soirée des salariés, le karaoké mène : plus de 45 000 chansons, des micros sans fil et un système son pro, et une roulette qui tire au sort qui chante, ce qui règle la question de qui commence.
• Pour tenir la salle entière, le blind test prend le relais : 10 000 titres et 100 playlists, 5 niveaux de difficulté, un catalogue qui va de 1960 à aujourd'hui, en équipes ou chacun pour soi.
• Pour l'arbre de Noël, le blind test passe devant avec ses playlists enfants, Disney, génériques et TikTok Hits, et les parents connaissent les réponses aussi bien que les enfants.
• Pour les vœux, format court et debout, le quiz tombe le plus juste : plus de 500 questions qu'un auteur de Burger Quiz a écrites, réponse à la voix ou en QCM, en trois thèmes au choix : Culture générale, Interro surprise ou Génération Internet.

Blind test ou quiz, la réponse part du téléphone de chacun. Le joueur dit sa réponse à voix haute dans son smartphone, qui la reconnaît et départage qui a trouvé en premier. Au blind test, dès que la bonne réponse est donnée, le refrain se lance.

Deux entreprises clientes l'ont résumé en une ligne. Veepee : « Animatrice au top qui a su tenir le rythme avec presque 50 personnes », et Septodont a retenu « le challenge par équipe et le choix des playlists ».

Nos formules démarrent à 16 € par personne, ou à l'heure pour les formats dans nos salles. Le devis est gratuit et sans engagement, et l'animation peut se faire en bilingue.

Plus de 800 clients nous ont fait confiance, des sociétés qui avaient d'abord, comme vous, une date à poser. La vôtre est arrêtée ? Parlez-nous de votre soirée : vous aurez la réponse sous 48 h, et il vous restera du temps pour la faire valider en interne !

Ce que vous nous demandez quand décembre approche

Que faire quand on s'y prend tard et que le lieu voulu est déjà réservé ?

Changez de jour avant de changer de lieu. Visez un mardi ou un mercredi de décembre plutôt qu'un vendredi, vos équipes viendront quand même. Si le lieu compte plus que la date, décalez en janvier et faites-en votre soirée de vœux, un format plus court où tout est encore disponible.

Faut-il réserver le lieu avant l'animation, ou l'inverse ?

Le lieu d'abord. Il fixe le nombre de personnes que vous pouvez accueillir, l'heure de fermeture et ce que vous pouvez y installer, et ces trois éléments commandent le format de l'animation. L'exception, c'est quand vous tenez à un prestataire précis. Demandez-lui alors ses disponibilités pendant que vous visitez, sinon vous bloquerez peut-être une salle pour un soir qu'il ne pourra pas couvrir.

Peut-on tenir la soirée dans ses propres locaux plutôt que dans un lieu loué ?

Oui. Un plateau vidé de ses bureaux, une cafétéria ou un grand hall font une salle de soirée correcte, à condition de vérifier l'heure de fermeture du bâtiment et ce que le voisinage accepte. Nous nous déplaçons partout en France avec le matériel et un hôte d'accueil, donc le lieu peut rester le vôtre.

L'animation se fait-elle en anglais quand une partie des équipes est internationale ?

Oui, l'animation bilingue est possible. C'est utile dès qu'un site étranger fait le déplacement, parce qu'un jeu dont on ne comprend pas les consignes met de côté ceux qu'il devait justement rassembler. Le karaoké est multilingue, ce qui aide aussi.

Comment faire quand l'entreprise a plusieurs sites : une soirée, ou une par site ?

Une soirée commune réunit tout le monde, mais elle ajoute des trajets et parfois des nuits d'hôtel, donc décidez-la encore plus tôt qu'une soirée sur un seul site. Une soirée par site se monte plus tard et plus simplement, avec une date par lieu. Nous intervenons partout en France, donc plusieurs dates ne posent pas de difficulté.

Que prévoir pour ceux qui ne veulent pas participer ?

Ne les forcez pas, gardez-leur une place. Le blind test et le quiz se jouent aussi bien en équipes que chacun pour soi, et quelqu'un peut rejoindre une équipe sans jamais répondre. Prévoyez aussi un endroit où l'on discute à l'écart de l'écran du jeu, et annoncez l'heure de fin, ça rassure ceux qui hésitent.