Vos participants sont assis depuis le matin, votre activité de séminaire doit faire avec

Votre direction vous a confié le séminaire, et vous arrivez après coup. La date est posée, le lieu est réservé, le nombre de participants est connu, et quelqu'un a déjà décidé de quoi on parlerait pendant la journée. Il vous reste le créneau en dehors des sessions de travail, et c'est le seul moment où vous avez encore la main.

Ce créneau, vous le remplissez devant un groupe précis, à une heure précise, et c'est ce groupe-là qui commande ce que vous pouvez y mettre. Ces gens-là écoutent et suivent depuis le matin, dans une pièce que personne n'a choisie, et la plupart du temps, une session reprend après.

Vous cherchez peut-être autre chose. Une opération montée d'abord pour souder vos collaborateurs relève du team building, et cela ne se choisit pas sur les mêmes critères. Pour une soirée d'entreprise, tout part du format et de l'horaire. Et une soirée de fin d'année a en plus son propre calendrier.

Voici donc ce que votre groupe, dans cet état, peut encore encaisser, le temps que l'activité prend vraiment une fois compté tout ce qui l'entoure, et ce que le lieu déjà réservé vous laisse faire.

Partez de l'état dans lequel vos participants arrivent

Au moment où votre activité commence, le groupe n'est plus frais. Le groupe a passé la journée à écouter, suivre et comprendre, et vous faites avec l'attention qui reste. Les corps n'ont pas bougé de leur chaise depuis des heures, et une partie de vos participants a voyagé le matin même pour arriver.

Le sujet de la journée occupe encore les têtes. Il n'est pas fini quand votre activité commence, et, pour vos participants, le programme appartient à quelqu'un d'autre, celui qui l'a validé et qui reprendra la main après vous. Ajoutez-y des équipes qui viennent de passer la journée entière côte à côte et qui se retrouvent encore ensemble, dont plusieurs membres ont déjà parlé devant les autres, et qui remettent ça demain matin.

Avant même de recevoir des propositions, vous savez ce qui ne passera pas. Tout ce qui a l'air d'une tâche de plus passe très mal au bout d'une journée de travail : une consigne à lire, un rendu à préparer, un résultat à présenter. Devoir se produire devant les collègues et la hiérarchie passe mal aussi, parce que plusieurs de vos participants viennent justement de le faire.

Vos participants butent aussi sur ce qu'on demande à leur corps, et sur ce qui les prend au dépourvu. Se changer, fournir un effort physique juste après un repas ou retenir une règle longue demandent une énergie qu'ils ont déjà dépensée ailleurs. Et tout ce qui n'a pas été annoncé tombe sur des gens qui n'ont plus envie d'être surpris, sans que leur bonne volonté soit en cause.

Le même état rend d'autres choses très faciles, et c'est là que vous avez de la marge. Quatre points suffisent à repérer ce qui passe encore :

• Ça démarre sans préparation : rien à apporter, rien à savoir faire, rien à enfiler.
• La règle tient en une phrase : celui qui n'écoutait pas comprend en regardant les autres faire.
• Chacun s'implique comme il veut : on peut jouer sans passer seul devant le groupe, et suivre sans jouer.
• Ça s'arrête proprement : si la session d'avant a débordé, vous raccourcissez et le reste du programme tient quand même.

Une activité qui coche ces quatre points peut malgré tout ne pas tenir chez vous, pour une raison qui n'a rien à voir avec l'état de vos participants.

Comptez le temps que l'activité prend porte à porte

Un prestataire vous annonce la durée de son activité ; le temps qu'elle prendra dans votre programme est une autre affaire. Entre les deux, il y a tout ce que personne ne facture et que vous seul verrez arriver le jour même.

Comptez donc le trajet aller si vous sortez du site, l'installation, le temps de mettre le groupe en place, l'explication de la règle, l'activité elle-même, la remise en ordre de la pièce, le retour, et le temps qu'il faut ensuite au groupe pour se remettre dans un sujet de travail. Ce dernier morceau est celui qu'on oublie le plus souvent, et c'est aussi le plus long à rattraper. Un atelier qui se tient dans votre salle et une sortie à l'extérieur ne vous coûtent pas du tout le même temps.

Quand ce total déborde, le retard ne se prend pas sur l'activité mais sur la suite du programme : la session suivante commence en retard, la personne qui devait l'animer coupe dans son contenu, et vous regardez la porte. L'heure de fin, elle, ne bouge pas, parce qu'une partie de votre groupe a un train ou une voiture qui l'attend.

Fixez la durée avant de choisir l'activité. Décidez le temps que vous pouvez lui donner, début et fin, écrivez-le sur le programme, et cherchez ensuite ce qui tient dedans. Demandez au prestataire un horaire porte à porte, de son arrivée à son départ. C'est la seule donnée qui vous serve, et elle est rarement écrite sur une page de présentation.

Sur une journée simple, vous n'avez qu'un créneau, avec une heure de fin que les trajets commandent. Avec une nuit sur place, vous en avez plusieurs, dont une soirée. Ce que vous pourrez caler dans ce créneau dépend d'un dernier élément, que vous n'avez souvent pas choisi non plus.

Voyez ce que votre lieu déjà réservé vous laisse faire

Votre lieu a été retenu pour d'autres raisons que l'activité : assez de salles de réunion, la capacité à loger tout le monde, la distance depuis les bureaux, le prix. Le jour où quelqu'un a signé, des activités entières sont devenues impossibles chez vous, et c'est autant de propositions que vous pouvez laisser de côté tout de suite.

Regardez d'abord la salle de réunion elle-même. Une salle où les tables bougent vous laisse bien plus de possibilités qu'une salle figée : vous pouvez dégager le centre, tourner les chaises, faire circuler le groupe sans le sortir. Vérifiez aussi une prise de courant là où l'activité se passera, un écran ou un mur que les derniers rangs voient sans se lever, et le droit d'y faire du bruit.

Un second espace disponible sur place change encore plus la donne. Sortir vos participants de la salle où ils travaillent depuis le matin, même pour aller trois portes plus loin, casse l'ambiance de la journée sans vous coûter un trajet. Demandez-le au lieu dès maintenant : plus vous attendez, plus cette seconde salle risque d'être déjà louée ce jour-là.

Sortir du site, c'est autre chose. Vous ajoutez un transport, du flottement à l'aller comme au retour et un groupe qui s'éparpille, et vous héritez d'un car qui repart à une heure fixe, que tout le monde soit prêt ou non. Dehors, la saison et la météo décident à votre place, et il vous faut une solution de repli qui ne soit pas la salle que vous venez de quitter.

Posez ces questions au lieu avant de regarder la moindre proposition, par écrit, dans le même message que vos autres demandes :

• Jusqu'à quelle heure la salle nous appartient-elle, et qui entre après nous ?
• Une deuxième salle est-elle disponible ce jour-là, et à partir de quand ?
• Peut-on y faire du bruit sans gêner un autre groupe ?
• Les tables et les chaises peuvent-elles bouger, et qui les remet en place ?
• S'il pleut, qu'est-ce qui reste possible à l'intérieur ?

Vous obtenez ces réponses vite, et elles réduisent le champ plus vite que n'importe quelle recherche !

Réglez d'abord ce qui dépend de vous dans la journée de travail

Vous avez la main sur l'état dans lequel votre groupe arrivera, et cela relève de la communication interne. Écrivez à l'avance, sur le programme que vos participants reçoivent, ce qui va se passer, et ce que vous attendez d'eux : qu'ils viennent en tenue de travail ou pas, qu'ils prévoient de rester debout ou pas, qu'ils sachent s'ils devront produire quelque chose. Un groupe prévenu arrive dans un autre état qu'un groupe convoqué.

L'ordre du jour vous appartient aussi. Coupez la dernière session un peu plus tôt que prévu plutôt que de la laisser mordre sur le créneau, allégez l'après-midi d'un point que vous pouvez traiter par écrit, changez de salle si vous en avez une seconde, faites sortir le groupe prendre l'air avant de démarrer. Et vous verrez la différence dès l'arrivée du groupe !

Vous prenez ces décisions seul, et elles ne coûtent rien, avant même de contacter qui que ce soit. Une fois qu'elles sont prises, vous ne demandez plus « qu'est-ce que vous proposez ? » à un prestataire, vous lui donnez votre créneau, votre nombre de participants et votre salle, et vous jugez sa réponse là-dessus.

Amusoire vient jouer dans la salle où votre groupe est déjà

Vous êtes sur le site d'Amusoire, et nous vendons trois jeux aux entreprises : du quiz, du blind test et du karaoké. Nous travaillons de deux manières, détaillées sur notre page à destination des entreprises : nous venons jouer sur votre séminaire, où qu'il se tienne en France, matériel compris, avec l'hôte animateur qui mènera la partie ; ou votre groupe vient jouer dans nos salles, à Paris.

Le devis couvre l'ensemble de la prestation :

• Le matériel, et la salle privatisée à Paris.
• L'accueil et l'animation de la partie, chez vous comme à Paris.
• L'accès aux trois jeux.
• Les photos et les vidéos de la journée.
• Le support logistique, avant l'événement comme pendant.

Chaque format de jeu a sa durée : le tournoi tient en une heure trente, la partie sur scène en 45 minutes à une heure, et le self-service, où vos participants jouent en autonomie, occupe jusqu'à quatre heures. Ce sont des temps de jeu, alors demandez-nous l'horaire porte à porte avec le devis.

Le quiz demande le moins d'effort à vos participants : chacun répond depuis sa chaise, en QCM ou à la voix, sur plus de 500 questions écrites par un auteur de Burger Quiz. Le blind test ouvre 10 000 titres et 100 playlists sur cinq niveaux de difficulté. Chacun dit le nom de l'artiste à son propre téléphone, où tourne la reconnaissance vocale, et elle repère qui a répondu en premier. Dès que l'artiste est reconnu, le refrain se met à jouer et tout le groupe le chante !

Le karaoké est pour le soir d'un séminaire avec nuit sur place, une fois la journée de travail terminée : des micros HF, donc sans fil, un système son pro, un catalogue qui dépasse les 45 000 chansons, et la roulette qui tire au sort qui chante.

Nos prix commencent à 16 € par personne et par heure quand vous jouez à Paris ; pour une venue sur votre site, le devis chiffre la prestation complète. Nous ne sommes pas la seule réponse possible, et si vous voulez parcourir des idées, nous avons rassemblé cinq idées de team building.

DMS France, au retour de son séminaire : « J'ai aimé voir mes collègues partager un moment ensemble ».

Pour monter un devis, il nous faut trois informations : votre créneau, votre nombre de participants et votre salle. Envoyez-les-nous et demandez un devis. Il est gratuit, il ne vous engage à rien, et la réponse arrive sous 48 h.

Ce qui revient le plus souvent quand on cale une activité séminaire

Où placer l'activité dans le déroulé de la journée ?

Après une session qui se termine vraiment, plutôt qu'au milieu d'un sujet que le groupe devra rouvrir ensuite. Si une session suit, prévoyez du battement avant et après, parce qu'un groupe ne repart pas dans un dossier d'un claquement de doigts. Si l'activité ferme la journée, c'est l'heure des trajets de retour qui décide, et elle ne bouge pas.

Combien de temps une activité prend-elle vraiment dans le programme ?

Plus que la durée annoncée, toujours. Ajoutez le trajet si vous sortez du site, le montage, le temps de placer tout le monde, les consignes à donner, le rangement, le retour, et ce qu'il faut ensuite pour remettre le groupe au travail. Demandez un horaire porte à porte, de l'arrivée du prestataire à son départ, et réservez cette durée-là dans votre programme.

Une salle de réunion suffit-elle ?

Pour tout ce qui se joue assis, souvent oui. Mais il y a plus important. Cette salle est aussi celle où votre groupe travaille depuis le matin, et y rester maintient vos participants dans l'ambiance de la journée de travail. Si un second espace existe sur place, même petit, changez de salle. Sinon, faites bouger le mobilier avant de commencer, c'est le minimum pour que la salle ne ressemble plus à la réunion du matin.

Qu'est-ce qu'un séminaire de deux jours change au choix de l'activité ?

Une nuit sur place enlève la contrainte des trajets du soir, et vous n'avez plus à tout faire tenir entre deux sessions de travail. Vous pouvez alors caler quelque chose de plus long, et de plus tard, sans que personne ne surveille son train. Sur une journée simple, vous n'avez qu'un créneau, et son heure de fin dépend des trajets de retour.

Comment faire quand les participants ne parlent pas tous la même langue ?

Une règle qui s'explique en une phrase et que chacun comprend en regardant les autres faire, voilà ce qui passe partout. À l'inverse, une consigne écrite dans une seule langue laisse une partie du groupe de côté. L'animation peut être bilingue : dites-le-nous dès la demande de devis.

Que comprend une prestation d'activité séminaire ?

Cela dépend du prestataire. Faites préciser le déplacement, l'installation, l'animation pendant l'activité, le rangement, ce qui reste à votre charge, et l'horaire porte à porte. Chez nous, le matériel, l'hôte d'accueil, l'animation et l'accès aux trois jeux sont dans le devis, avec les photos et les vidéos de la journée.